Le Relais Communautaire Pont-Viau Soupe populaire

Introduction

Cette année, le Québec est touché par un contexte économique et social particulièrement difficile. Cette situation influe directement sur les services offerts aux personnes à faible revenu de Laval et sur l'augmentation de la clientèle.

Nous avons observé un resserrement du financement des organismes communautaires tant de la part des subventionneurs actuels que potentiels. Les commandites et les dons des particuliers sont également affectés. Les préoccupations et le questionnement du Conseil d'administration, des responsables de secteurs et de la direction pourraient s'exprimer de la façon suivante :

Comment allons-nous répondre aux objectifs de notre mission efficacement avec une diminution des ressources financières et matérielles et une augmentation de la clientèle vivant des situations d'urgence et de précarité?
Comment pouvons-nous adapter nos services à cette réalité et maximiser l'utilisation de nos ressources pour répondre adéquatement aux besoins tout en demeurant équitables dans la répartition des services aux familles, individus et couples ?
Quelles orientations et stratégies devons-nous adopter pour relever ces défis de taille ?

Voilà ce que nous avions à l'esprit au moment d'analyser les orientations et stratégies à adopter pour 2010-2011. Une réflexion commune nous a permis d'opter pour un plan d'action échelonné sur trois ans; la troisième année étant davantage axée sur l'évaluation des mesures entreprises et les ajustements à prévoir pour améliorer les services à la clientèle.

Grâce à l'ensemble des mesures proposées dans ce plan d'action et forts de la mobilisation des partenaires, de l'équipe de travail du Relais (Conseil d'administration, direction, employés et bénévoles), nous sommes convaincus que nous pourrons affronter la situation et rebondir lorsque le contexte social et économique s'améliora.

1- Réalisations 2009-2010

Le rôle du Relais dans la prestation de services aux personnes à faible revenu de Laval est majeur. Malgré une conjoncture économique et sociale défavorable, le Relais a atteint plusieurs des objectifs définis dans le plan d'action 2009-2010. Une tâche qui a demandé la collaboration et les efforts assidus de l'équipe travail (personnel salarié, bénévoles, stagiaires, direction et conseil d'administration). Plusieurs secteurs de travail furent visés et nous pouvons dire avec fierté qu'en dépit de l'augmentation accrue des demandes d'aide et nos ressources limitées, nous avons réaliser nos objectifs.

Taux de fréquentation

Augmentation du nombre de ménages fréquentant le Relais : 13%
Augmentation du nombre de personnes différentes fréquentant le Relais : 21 %

Services alimentaires

Popote roulante: augmentation de 11 % de la clientèle;
Réouverture du service des plats cuisinés à prix modique deux fois par semaine;
Soupe/sandwichs gratuits: augmentation de 56%;
Écono-Bouffe: diminution du taux de fréquentation de 1%;
Repas communautaires: augmentation des repas servis de 6%;
Distribution alimentaire et dépannage: augmentation de 13% des sacs de nourriture distribués;
Augmentation du nombre de collations servies lors des activités du Centre de Jour et autres: de l'ordre de 45%.

Gestion interne

17 formations offertes par 13 organisations différentes;
342 rencontres de planification, organisation, gestion et suivis

Centre de jour

17 activités extérieures représentant 11 organismes différents;
9 activités régulières ayant lieu une ou deux fois semaine;
24 événements spéciaux ayant un taux de participation de 29 à 350 personnes par activité;
8 activités ponctuelles ayant un taux de fréquentation de 12 à 90 personnes;
78 kiosques interactifs représentés par 14 organismes différents.

Intégration sociale et intégration à l'emploi

Intégration sociale : 8 programmes d'intégration sociale représentés par 8 organismes;
Intégration à l'emploi : 4 programmes d'intégration à l'emploi représentés par 4 organismes;
18 stagiaires provenant de 6 institutions;

Diminution de 25% de bénévoles : 5 groupes d'entraide (provenant des entreprises) sont venus faire du bénévolat.

Interventions individuelles

Augmentation de 41% des interventions individuelles;
Augmentation de 27 % du membership;
Augmentation de 43% des interventions téléphoniques;
Augmentation de 25% des personnes ayant utilisé le service de l'écoute.

Activités de financement

Formation d'une société commerciale pour administrer les kiosques Loto-Québec;
Réouverture du bingo en mai 2009;
Concert-bénéfice le 9 octobre présenté par Suzie Leblanc;
Souper-spaghetti le 31 mars;
Campagne de financement prolongée jusqu'en décembre 2009;
Diverses mesures prises pour accroître la visibilité du Relais;
Augmentation des bénéfices de la friperie et des bazars;
Établissement d'un partenariat avec Ville de Laval sur un projet environnemental
Reconduction de la cantine des Prairies.

Vous trouverez davantage d'informations sur nos réalisations dans l'annexe 1 du document,
« Tableau des réalisations 2009-2010 ».

2-Cadre de planification du Relais Communautaire de Laval

" le Relais a pour mission de lutter contre la pauvreté, l'exclusion sociale et l'isolement dans une perspective de développement des capacités, de la confiance en soi et l'intégration sociale ou professionnelle des individus."

Le Relais considère que le moyen de réduire la pauvreté et d'améliorer les conditions de vie des personnes ayant recours à ses services est d'adopter une approche qui favorise le développement des capacités par le biais de ses programmes de réinsertions sociales ou professionnelles et de son Centre de Jour.

Programme régulier du Relais

Nos programmes liés aux activités et services pour l'année 2010-2011 demeurent les mêmes.

Accueil et intervention auprès des individus : accueil, écoute, intervention en période de crise, références et membership individualisés;
Aide alimentaire et vestimentaire : distribution et dépannage alimentaire, dépannage bébé, repas communautaires, soupe et sandwichs gratuits, popote roulante, repas pour emporter, mets cuisinés, vêtements à prix modique et projet Bonne Boîte Bonne Bouffe;
Réinsertion sociale et professionnelle : programme d'action bénévole, programmes d'insertion sociale et professionnelle, programmes offerts aux jeunes et stages scolaires, intégration des personnes ayant des casiers judiciaires et autres.
Centre de Jour et éducation populaire : services éducatifs et d'entraide (kiosques interactifs), ateliers Écono-Bouffe, cours d'art visuel «l'Articule», ateliers «Vie active», ateliers de mise en forme pour les employé(e)s, ateliers tricot crochet, journal «Partage Relais», ateliers ponctuels, dîners-causeries, journées de formation, cliniques d'impôt, caravane Oasis et événements spéciaux;

Activités d'organisation/planification et d'évaluation interne: réunions d'organisation, de planification et d'évaluation interne pour les bénévoles, pour les participants aux programmes d'insertion et pour les employés, formation ou maintien de comités de travail et formations spécifiques aux besoin;
Liens avec la collectivité : participation aux tables de concertation (Conseil d'administration et assemblée générale), assistance aux rencontres externes de nos partenaires et contribution aux différentes activités du milieu;
Activités de financement, d'autofinancement et de visibilité : recherche et maintien des sources de financement gouvernementales, maintien des activités récurrentes de financement en dehors des locaux du Relais, maintien des sources privées de financement, des activités de financement dans les locaux du Relais, recherche de commandites et poursuite des activités de visibilité et de financement.

CADRE DE GESTION DU RELAIS

Le Relais situe son action dans le cadre de gestion suivant :

a)    Indicateurs servant à l'établissement de ses cibles et de sa reddition de comptes envers ses différents subventionneurs;

b)    Plan d'action annuel indiquant ses orientations stratégiques et les ressources dont il dispose pour les atteindre, et ce, en fonction du contexte économique et organisationnel;

c)    Rapport d'activités rendant compte de ses résultats;

d)    États financiers vérifiés présentant la santé financière de l'organisme;

e)    Prévisions budgétaires présentant les dépenses et revenus prévues pour l'année à venir;

Le Relais rend public son plan d'action, son rapport d'activités, ses états financiers vérifiés et ses prévisions budgétaires;

De nature essentiellement stratégique, le plan d'action du Relais précise les mesures à prendre pour contribuer au développement économique et social de l'organisation dans la collectivité et les orientations adoptées afin de répondre davantage aux besoins et aux réalités vécues par les Lavallois à faible revenu.

3- L'évolution économique et sociale dans laquelle s'inscrivent les différents enjeux du Relais

Le plan d'action triennal s'inscrit dans un contexte de récession économique, de pertes d'emploi, de hausse du chômage, d'accentuation de la pauvreté et d'augmentation de la clientèle, en particulier des immigrants au pays depuis moins de cinq ans. Bref, un contexte qui exige de nombreux ajustements et soulèvent des enjeux de taille pour maintenir les services actuels et le développement de nouvelles activités répondant aux besoins accrus. Les mesures prises doivent également être adaptées aux spécificités vécues par chacun des groupes (individu, famille, couple).

En plus de devoir faire face à une nette augmentation de la clientèle -- 2836 personnes différentes en 2008-2009 à 3587 en 2009-2010 -- et à de nombreuses demandes d'aide urgentes, le Relais doit s'interroger sur les divers moyens de subventionner ces multiples secteurs d'activités et chercher des pistes de solutions pour accroître ses sources d'approvisionnement. Nous sommes forcés de reconnaître que ces dernières années, la récession a eu comme conséquence directe la réduction d'entrée de denrées et la diminution de la qualité, et ce malgré nos nombreuses représentations et initiatives auprès des donateurs.

Au niveau structurel, le Relais a entrepris de nombreuses démarches pour adapter ses pratiques aux nouvelles réalités. Il nous reste à effectuer la compilation des données recueillies auprès des responsables de tous les secteurs, d'informer l'ensemble de l'équipe de travail selon leur département respectif, d'appliquer les procédures et d'en mesurer les impacts au quotidien.

4- Vision à long terme du Relais

Comme les effets de la pauvreté sont permanents sur une partie de la population, il est capital de soutenir les personnes vivant une période de vulnérabilité quelle que soit leur origine. Les orientations du plan d'action triennal permettent d'ajuster les services du Relais à la conjoncture économique et sociale. En effet, ces orientations conjuguent diverses mesures pour lutter contre la pauvreté, offrir une aide matérielle de dernier recours, présenter des activités qui permettront aux personnes nous consultant de se préparer à intégrer la collectivité ou le marché de l'emploi, et ce, par le biais du bénévolat, des activités au Centre de jour et des programmes de réinsertion sociale et d'intégration à l'emploi.

Ainsi, le Relais structure ses interventions autour de sept grandes orientations:

Atténuer les effets de la pauvreté sur les personnes à faible revenu de Laval;
Favoriser des mesures permettant aux personnes d'intégrer la communauté et le marché du travail;
Poursuivre les démarches visant à lutter contre la pauvreté et l'exclusion sociale tant au Relais que dans les activités avec nos partenaires;
Améliorer et adapter constamment les services aux citoyens et citoyennes à faible revenu de Laval;
Lutter contre toutes formes de préjugés en adoptant une attitude d'ouverture face à la différence;
Être à l'affût de toutes formes de financement ou commandites permettant au Relais de remplir ses mandats;
Viser la pérennité et la consolidation des services en développant davantage l'autofinancement du Relais, et ce, dans l'éventualité du retrait des subventions non récurrentes;
Accroître la visibilité du Relais auprès de la collectivité, des entreprises, des partenaires et promouvoir ses services.

5- Orientations, stratégies, moyens et échéancier de réalisation pour les trois prochaines années

Orientation 1:

En 2010-2011, l'une des priorités du Relais sera d'atténuer les effets de la récession sur les personnes en quête de ressources alimentaires en revoyant le mode de distribution alimentaire, en tenant compte des arrivages et adoptant une approche qui tient compte davantage des besoins spécifiques des familles, des couples et des individus.

L'état de fait actuel réclame des mesures énergiques, concertées et immédiates pour améliorer la situation du grand nombre de personnes en difficulté qui ont recours à nos services. Les questions que nous devons nous poser sont les suivantes :

Quelles actions devons-nous mener pour soutenir la population lavalloise à faible revenu et quels moyens devons-nous prendre pour accroître leur accès à une alimentation saine et équilibrée?

Quelle approche devrons-nous adopter pour encourager, accompagner et mobiliser les personnes en difficulté tout en les associant à la recherche de solutions pour améliorer leurs conditions de vie ?

Stratégies et moyens

Redistribution des denrées

Face à ces enjeux et afin de répondre aux urgences découlant de l'insécurité alimentaire, le Relais ne peut qu'intensifier ses interventions pour les trois prochaines années relativement à la redistribution des denrées (distribution alimentaire, service de boîtes, dépannage alimentaire, Bonne Boîte Bonne Bouffe et comptoir de plats cuisinés à prix modique) en particulier :

En améliorant l'accessibilité des personnes à faible revenu de Laval aux services des boîtes alimentaires;
En adaptant les services existants aux besoins particuliers (familles, individus, couples et service de boîtes pour étudiants ou travailleur à faible revenu);
En effectuant un tri plus serré des aliments afin de prioriser la qualité des denrées distribuées plutôt que la quantité;
En maintenant le service Bonne Boîte Bonne Bouffe;
En conservant le service des mets cuisinés à prix modique 2 fois semaine;
En priorisant, lorsque l'approvisionnement le permet, la distribution d'aliments périssables nutritifs (légumes, fruits, yogourt, etc.)
En appliquant les normes « d'hygiène et salubrité » du MAPAQ de façon rigoureuse en ce qui a trait à la conservation des aliments, à la qualité et à l'assainissement des lieux où les aliments sont apprêtés;
En s'assurant d'un partage équitable, en repensant notre mode de distribution lors de la répartition des denrées et en tenant compte du nombre de personnes par famille et des denrées disponibles;
En formant l'équipe de la distribution alimentaire à cette nouvelle approche et en l'accompagnant lors de la période de transition
En mettant en place des mesures de contrôle qui permettent d'éliminer les abus possibles lors de la manipulation des aliments.

Cette approche tiendra compte de toutes actions visant la maximisation des ressources déjà en place dans la gestion des denrées. Une gestion qui s'appliquera à la production des repas « repas communautaire, soupe et sandwichs gratuits, cuisine collective et popote roulante ». Par exemple, nous questionnons la pertinence du service de déjeuners chauds deux fois semaine puisque deux heures plus tard, cette même clientèle a accès au service du dîner.

Stratégies et moyens

Production des repas communautaires

De 2010 à 2012
L'optimisation des ressources dans le secteur de la production des repas s'effectuera comme suit :

En maintenant le service de plats froids pour les déjeuners;
En conservant le service de soupe et sandwichs gratuits et en réglementant davantage cette aide afin d'éviter les abus;
En abolissant les déjeuners chauds;
En effectuant une meilleure gestion des denrées destinées à la préparation des repas;
En développant le service de livraison des repas à domicile pour les aînés par l'ajout soit d'une journée par semaine et/ou d'une équipe de transport;
En envisageant l'allongement des heures d'ouverture jusqu'à 19 heures pour offrir les soupers (s'il est possible de modifier les horaires de travail sans alourdir la masse salariale);
En augmentant le nombre de bénévoles dans le secteur alimentaire.

Personnes conjointement responsables de ces dossiers : la coordonnatrice des services, les intervenants, la responsable de la Popote poulante et la direction.

Orientation 2:

Réviser et appliquer des mesures de gestion structurelles dans les différents secteurs et la gestion des ressources humaines. Des opérations qui s'échelonneront sur trois ans (2010-1011, 2011-2012, 2012-2013)

L'histoire du Relais, les projets, les services offerts, les traditions et les modes de gestion du Relais ont grandement évolué au cours des vingt-six dernières années. En effet, l'organisme a connu un développement fulgurant particulièrement depuis les sept dernières années. Ce qui fait que les modes de gestion et les pratiques d'autrefois ne sont plus nécessairement adaptés à notre réalité. Par conséquent, l'organisme s'est vu dans l'obligation de réviser en profondeur ses modes de fonctionnement et de gestion interne. Un exercice qui a débuté en 2009-2010 et qui se poursuivra jusqu'en 2011- 2012. En 2012-2013, nous procéderons à une réévaluation des mesures mises en place et des impacts sur le fonctionnement.

Stratégies et moyens

Mode de fonctionnement interne

De 2010 à 2013
La révision des procédures de fonctionnement interne s'effectuera comme suit :

En finalisant la rédaction des procédures de fonctionnement de tous les secteurs;
En formant toutes les équipes de travail pour l'application des différentes procédures adoptées;
En encadrant l'équipe responsable de l'application des procédures;
En consolidant les actions entreprises et en les ajustant au besoin;
En évaluant l'incidence sur la clientèle des modifications relatives à l'application des procédures;
En ajustant ou modifiant les procédures s'il y a lieu.

Entretien de la base de données ACCESS et statistiques

De 2010 à 2012
L'adoption de procédures de fonctionnement pour l'entretien de la base de données ACCESS s'effectuera comme suit:

En détenant un contrat de service externe pour l'entretien de la base de données et la mise à jour mensuelle;
En modifiant ou adaptant la base de données en fonction des besoins de l'organisation;
En remettant en vigueur le tableau récapitulatif Excel des données des services;
En formant quelques responsables pour la manipulation de la base de données;
En s'assurant que toutes les personnes qui entrent des données statistiques soient qualifiées;
En mettant en place des mesures sécuritaires pour protéger la base de données.

Mesures de contrôle interne

De 2010 à 2012
La gestion financière et les mesures de contrôle interne se réaliseront comme suit:

En révisant le système comptable;

En rédigeant des procédures sur toutes les mesures administratives liées à la gestion financière, les obligations à respecter et l'échéancier des divers rapports, des dates de demandes de subventions, des déclarations d'impôt, etc.;

En exigeant la production de rapports mensuels et trimestriels pour l'ensemble des activités et autres en prévision de rédaction de rapports SPLI, de rapports annuels ou autres;

En demandant à l'équipe de se discipliner et de tenir un journal de bord quotidien pour la compilation des données;

En rédigeant divers formulaires de gestion interne;

En établissant des procédures pour éliminer tous risques d'abus et de fraude;

En formant l'équipe d'administration sur toutes les spécificités de la gestion financière et sur l'utilisation de Simple Comptable;

En munissant le Relais d'un système de caméra intérieur et extérieur pour prévenir le vandalisme et le vol et accroître la sécurité des personnes oeuvrant au Relais.

Mode de gestion du personnel et mise en place d'outils de gestion

De 2010 à 2012
Mettre en place un mode de gestion et des outils de gestion :

En évaluant annuellement les employés;
En rédigeant des contrats de travail;
En souscrivant une assurance collective;
En établissant une échelle salariale.

Personnes conjointement responsables de ces dossiers: la direction et le comité de financement et des ressources humaines. S'ajoutera au groupe la coordonnatrice des services en ce qui a trait au mode de fonctionnement interne.

Orientation 3:

Développer une stratégie de financement visant à accroître la visibilité et le financement récurrent du Relais

Le soutien financier de l'organisme est au coeur même de nos préoccupations car sans financement adéquat, il n'y aurait pas de service ou un service très restreint pour répondre aux besoins des démunies de Laval. L'aide financière et matérielle des entreprises, des gouvernements, des fondations et les activités d'autofinancement sont donc essentielles à la prestation de services par l'organisme. Étant donné les sommes considérables recueillies, le Relais continuera de faire montre de rigueur dans l'administration de cet argent. Le Relais tentera également de maximiser les ressources disponibles et d'établir de nouvelles alliances.

Stratégies et moyens
Se donner des moyens financiers et matériels pour nous permettre de développer
davantage nos activités en 2010-2011, 2011-2012 et 2012-2013.

Consolidation des partenariats actuels et établissement de nouveaux avec les gouvernements, les entreprise et les fondations et les particuliers

De 2010 à 2013
La consolidation de nos partenariats actuels s'effectuera comme suit:

En organisant une tournée de l'Agropole;
En visitant les fournisseurs réguliers du Relais;
En organisant un souper Reconnaissance des partenaires à tous les printemps;
En émettant des reçus de charité;
En développant, si possible, une section dans notre site web permettant de recueillir des dons;
En rédigeant des demandes d'aide financière aux diverses fondations;
En envoyant des demandes de financement concernant notre la mission aux deux paliers gouvernementaux.

Friperie et bazars

De 2010 à 2013
L'accroissement de notre capacité d'autofinancement s'accomplira comme suit:

En augmentant les ventes de la friperie et des bazars et en améliorant l'accessibilité au comptoir vestimentaire pour la population en générale;
En envisageant l'agrandissement de l'espace réservé à la friperie et en mettant en place un service de réparation de vêtements (si jugé viable);
En évaluant la possibilité d'allonger les heures d'ouverture de la friperie (3 soirs semaine);
En adoptant un budget d'opération fixe permettant de défrayer les coûts, la promotion et la publicité du comptoir vestimentaire;
En effectuant des achats de lots à bas prix pour la revente;
En injectant les revenus rapportés par le comptoir de vêtements au maintien des activités régulières du Relais (secteur alimentaire, intervention, etc.):
En rédigeant, si le temps le permet, un projet d'économie sociale autour des services de la friperie; en effectuant une analyse de marché, en soumettant un plan d'économie sociale au Centre Local de Développement et en évaluant ou modifiant le projet en cours de réalisation.

Mise en place de mesures nous permettant de développer davantage notre partenariat
avec la Ville de Laval par le biais de l'élaboration d'un projet environnemental commun appelé
« Le Relais vire au vert »

De 2010 à 2012
La mise sur pied du projet environnemental « Le Relais vire au vert » se réalisera comme suit:

En mettant en application ce projet avec Ville de Laval;
En formant l'équipe de travail pour l'application des différentes méthodes de recyclage;
En mettant à exécution les méthodes apprises tout au long de l'année;
En sensibilisant la clientèle sur la nécessité de mesures environnementales au quotidien;
En accompagnant le personnel, les bénévoles et la clientèle tout au long du processus;
En évaluant le projet au cours de l'année 2012-2013;
En mesurant ses impacts sur le Relais, sur l'équipe de travail, sur la clientèle et la collectivité;
En ajustant nos pratiques et en émettant nos recommandations.

Cantine des Prairies

De 2010 à 2011,
Évaluer le projet de partenariat de la Cantine des Prairies :

En évaluant la capacité du Relais de gérer la Cantine des Prairies;
En analysant la rentabilité de l'activité et la visibilité qu'elle peut offrir pour le Relais;
En mesurant la somme des efforts fournis et les résultats atteints;
En tenant compte des activités que nous pourrions développer au Parc des Prairies;
En reconduisant ou interrompant l'activité gestion de la Cantine des Prairies au cours de l'année 2011.

Objectifs de visibilité

De 2010 à 2013
Accroître la visibilité du Relais et développer ou consolider nos partenariats :

En actualisant notre site web;
En bonifiant le site Web et en l'utilisant davantage pour promouvoir les activités de financement et de sollicitation;
En participant aux diverses tables de concertation et comités extérieurs et en prenant le temps de communiquer les informations recueillies à l'équipe permanente;
En faisant connaître nos activités aux divers médias d'informations;
En organisant un souper annuel de reconnaissance des partenaires.

Personnes conjointement responsables de ces dossiers : l'agent de développement et de consolidation des services, la direction et le comité de financement et des ressources humaines.

Orientation 4:

Élaborer un plan d'intervention en fonction d'un tableau plus juste de la composition de la clientèle, des mesures à prendre et des différentes problématiques.

L'accroissement et l'alourdissement des problémes vécus par nombre de personnes ayant recours à nos services, nous incitent à élaborer un guide d'intervention propre au Relais. En plus d'aborder les situations individuelles complexes, ce plan devra remettre en contexte les facteurs économiques, sociaux, familiaux pouvant aggraver les problèmes des bénéficiaires de nos services. Il devra également décrire les multiples problèmes vécus, les histoires de cas, les exemples d'intervention, les mesures à prendre et les ressources du milieu mises à notre disposition.

Stratégies et moyens
Cadre d'intervention adapté au Relais

De 2010 à 2013
Rédiger un guide d'intervention :

En établissant une liste des problématiques rencontrées au Relais;
En décrivant des histoires de cas relatés lors des interventions;
En sensibilisant l'équipe de travail à la réalité vécue par la clientèle;
En travaillant sur nos jugements de valeurs;
En mettant à jour quotidiennement toutes les fiches individuelles;
En précisant les mesures d'urgence à prendre en situations de crise;
En nommant une personne responsable pour répondre aux besoins et en s'y référant;
En effectuant une recherche auprès des CLSC et du Centre de Santé et Services Sociaux sur les problèmatiques particulières vécues au Relais;
En se faisant accompagner par des intervenants du CLSC du Marigot dans la démarche;
En établissant, pour les intervenants, une liste des ressources pouvant répondre aux besoins de la clientèle;
En accordant aux intervenants des périodes pour relaxer et évacuer le stress lorsqu'ils se sentent dépassés;
En rédigeant un code d'éthique pour encadrer les interventions.

De 2010 à 2013
Créer un climat harmonieux entre les 56 communautés culturelles y compris les personnes originaires du pays d'accueil:

En tenant compte de la composition ethnique de la clientèle lors de l'élaboration d'activités et les modifiant au besoin;
En établissant un climat d'ouverture qui favorise le respect (« Vivre avec nos différences »);
En créant des activités autour de l'alimentation ou d'un événement spécial permettant à l'ensemble de la clientèle de mieux se connaître;
En mettant l'accent sur nos points communs et sur ce qui nous rassemble;
En intégrant davantage les personnes des communautés culturelles non originaires du pays d'accueil dans les différents programmes (Devenir, Interagir, faire du bénévolat, etc.);
En rédigeant et déposant un projet à la fondation Vaillancourt « Intégraction, vivre avec nos différences »;
En évaluant les impacts du projet si le financement nous est accordé;
En établissant ou consolidant nos alliances avec les partenaires et ainsi se donner les moyens de mieux répondre aux besoins de la clientèle.

De 2010 à 2013
Mieux outiller le personnel de l'accueil et du membership:

En formant adéquatement l'équipe de l'accueil et du membership sur les procédures à adopter;
En recrutant une équipe multiethnique pouvant offrir un soutien linguistique à l'équipe de l'accueil et du membership afin de mieux répondre aux besoins de la clientèle immigrante;
En informant l'équipe de l'accueil et du membership des nombreuses exigences reliées à ce secteur;
En informant l'équipe de l'accueil et du membership des procédures d'urgence à adopter lors de situations de crises;
En fournissant un code d'éthique axé sur le "savoir-être" visant à développer le respect mutuel entre l'équipe de travail et les bénéficiaires de nos services;
En encadrant l'équipe de l'accueil de façon soutenue afin d'éviter les dérapages;
En cherchant du financement récurrent pour défrayer un poste à l'accueil;
- En resserrant les mesures de sécurité et de protection de l'équipe travaillant à l'accueil afin d'éviter des incidents fâcheux.

Personnes conjointement responsables de ces dossiers : la coordonnatrice des services, les intervenants et la direction.

Orientation 5:

Rallier toute l'équipe de travail autour de la mission du Relais en développant une vision commune et une adhésion aux valeurs, à la philosophie et aux mesures priorisées par l'organisme.

Lors de nos rencontres de planification, les responsables de secteurs et la direction se sont entendus sur la nécessité de créer une cohésion dans l'équipe de travail et sur l'obligation de partager une vision commune dans l'action. Nous nous sommes posés quatre questions :

Comment allons-nous, dans des situations d'urgence, prendre le temps pour nous accorder des moments de réflexion afin de donner davantage de sens à nos actions et ainsi avoir une compréhension commune?
Quels sont les moyens que nous privilégierons pour nous permettre d'entreprendre cette démarche ?
Comment intégrer cette démarche dans le fonctionnement courant de l'organisme ?
Comment intégrer les bénévoles et l'ensemble du personnel dans cette démarche ?

La réponse demeure la même: revenir à la base et se questionner sur le pour qui, par qui, pourquoi et comment. Les moyens préconisés sont les suivants: organisation de rencontres thématiques réunissant les équipes de travail par secteur et l'implantation de mesures visant l'intégration à l'organisation et l'adhésion aux objectifs de la mission du Relais. Ce volet pourrait être en partie transférable à la clientèle et faire l'objet d'ateliers ou de dîners-causerie. Un moyen qui permettrait de développer leur sentiment d'appartenance et ainsi dépasser le niveau de la simple consommation de services.

Stratégies et moyens

En 2010-2011 et 2011-2012
Les mesures d'intégration pour l'équipe de travail s'appliqueront de la façon suivante :

Bénévoles

En instaurant un comité des bénévoles;
En remettant en vigueur la trousse d'accueil pour les bénévoles;
En ayant au moins deux rencontres d'intégration au Relais pour les nouveaux et anciens membres bénévoles;
En prévoyant au moins une rencontre annuelle d'employés sur les motivations de nos actions et notre compréhension de la mission;
En embauchant, si nos ressources financières le permettent, une adjointe à la gestion des bénévoles 20 heures semaine;
En organisant une rencontre d'intégration pour chacun des nouveaux membres du personnel;
En remettant une trousse d'accueil à tous nouveaux employés;
En recrutant des bénévoles parmi la clientèle;
En recrutant des bénévoles de l'extérieur pouvant accompagner leurs collègues ayant moins de capacité.

En 2010-2011 et 2011-2012
Les mesures d'intégration pour la clientèle s'appliqueront de la façon suivante :
En 2010-2011 et 2011-2012
Organiser des rencontres thématiques :
- En 2012-2013
  Évaluation et ajustements des mesures si nécessaire :
  - En analysant l'impact de nos rencontres sur notre quotidien;
  - En changeant nos attitudes relatives au "savoir-être" et au savoir-faire dans l'action;
  - En ajustant nos pratiques si nécessaire;
  - En revoyant et modifiant ce qui a moins bien fonctionné durant cette période de réflexion et de mise en action;
  - En analysant et revoyant nos modes d'intégration touchant autant la clientèle que l'équipe de travail.
  Personnes conjointement responsables de ces dossiers: la coordonnatrice des services, les intervenantes et la direction.