TABLEAU DU PLAN D'ACTION TRIENNAL 2010-2013
Orientation 1 : En 2010-2011, l'une des priorités sera d'atténuer les effets de la récession sur les personnes en quête de ressources alimentaires en revoyant notre mode de distribution alimentaire, en tenant compte des arrivages et en adoptant une approche qui tient compte davantage des besoins spécifiques des familles, des couples et des individus.
Revoir le mode de distribution des denrées
en augmentant l'accessibilité des personnes à faible revenu aux services alimentaires; en adaptant les services existants aux besoins particuliers des familles, individus, couples (service de boîtes pour les étudiants ou personnes à faible revenu sur le marché du travail); en effectuant un tri plus serré des aliments afin de prioriser la qualité des denrées distribuées plutôt que la quantité; en maintenant le service de Bonne Boîte Bonne Bouffe; en conservant le service des mets cuisinés à prix modique deux fois par semaine; en priorisant, lorsque l'approvisionnement le permet, la distribution d'aliments périssables nutritifs (légumes, fruits, yogourt, etc.); en appliquant les normes "d'hygiène et salubrité" du MAPAQ de façon rigoureuse en ce qui a trait à la conservation des aliments, la qualité et l'assainissement des lieux où les aliments sont apprêtés; en s'assurant d'un partage équitable; en repensant notre mode de distribution lors de la répartition des denrées et en tenant compte du nombre de personnes par famille à nourrir et des denrées disponibles; en formant l'équipe de la distribution alimentaire à cette nouvelle approche. .
Personnes conjointement responsables de ces dossiers : la direction, le garde-manger, la cuisinière-chef, le responsable du tri alimentaire, les intervenants et la coordonnatrice des services.
Revoir le mode de production des repas communautaires en maintenant le service de la table froide pour les déjeuners; en conservant le service de soupe et sandwichs gratuits et en règlementant davantage cette aide afin d'éviter les abus; en abolissant le service de déjeuners chauds; en effectuant une meilleure gestion des denrées destinées à la préparation des repas; en développant la livraison des repas à domicile pour les aînés, par l'ajout soit d'une journée par semaine et/ou d'une équipe de transport; en envisageant l'allongement des heures d'ouverture jusqu'à 19 heures pour offrir les soupers (s'il est possible de modifier les horaires de travail sans alourdir la masse salariale); en augmentant le nombre de bénévoles dans le secteur alimentaire. Personnes conjointement responsables de ces dossiers : la direction, le responsable de la Popote roulante, la cuisinière-chef, les intervenants et la coordonnatrice des services. Orientation 2: Réviser et appliquer des mesures de gestion au niveau structurel des différents secteurs et de la gestion des ressources humaines. Opérations qui s'échelonneront sur trois ans. (2010-2011, 2011-2012 et 2012-2013). Réviser le mode de fonctionnement interne et apporter des modifications en finalisant la rédaction des procédures de fonctionnement de tous les secteurs; en donnant une formation à toutes les équipes de travail sur les procédures adoptées; en encadrant l'équipe responsable de l'application des procédures; en consolidant les mesures entreprises et en les ajustant au besoin; en évaluant l'incidence sur la clientèle des modifications apportées par l'application des procédures; en ajustant ou modifiant les procédures s'il y a lieu. Personnes conjointement responsables de ces dossiers : la direction, la secrétaire de direction, tous les responsables de secteurs selon leur département. Entretenir la base de données ACCESS et tenir à jour les statistiques en établissant un contrat de service externe pour l'entretien de la base de données et sa mise à jour mensuelle; en modifiant ou adaptant la base de données en fonction des besoins de l'organisation; en remettant en vigueur le tableau récapilatif Excell des données des services; en formant quelques responsables pour la manipulation de la base de données; en s'assurant que toutes les personnes entrant des données soient qualifiées; en mettant en place des mesures sécuritaires pour protéger la base de données. Personnes conjointement responsables de ces dossiers : le contractant, la direction, la secrétaire de direction et la responsable des statistiques. Appliquer des mesures de contrôle interne de la gestion financière en révisant le système comptable; en établissant des procédures pour toutes les mesures administratives liées à la gestion financière, les obligations à respecter et l'échéancier des divers rapports, des dates de demandes de subventions, des déclarations d'impôt, etc.; en exigeant la production de rapports mensuels et trimestriels de l'ensemble des activités et autres pour fins de rédaction de rapports SPLI, de rapports annuels et autres; en demandant à l'équipe de se discipliner en tenant un journal de bord quotidien pour la compilation des données; en remplissant divers formulaires de gestion interne;. en établissant des procédures pour éliminer les risques d'abus et de fraude; en formant l'équipe de l'administration sur les spécificités de la gestion financière et l'utilisation de Simple Comptable; en munissant le Relais d'un système de caméra intérieur et extérieur pour prévenir le vandalisme et le vol, et accroître la sécurité des personnes oeuvrant au Relais. Personnes conjointement responsables de ces dossiers : la direction, la secrétaire de direction, la coordonnatrice des services et l'agent de développement et de la consolidation des services. Mettre en place un mode de gestion et des outils de gestion. en évaluant annuellement les employés; en établissant des contrats de travail; en prenant une assurance collective; en établissant une échelle salariale. Personnes conjointement responsables de ces dossiers : la direction et le comité de financement et des ressources humaines. Orientations 3: Développer une stratégie de financement visant à accroître la visibilité et le financement récurrent du Relais Consolider les partenariats et en établir de nouveaux en organisant une tournée de l'Agropole; en visitant les fournisseurs réguliers du Relais; en organisant un souper Reconnaissance des partenaires à tous les printemps; en émettant des reçus de charité; en développant, si possible, une section sur notre site web pour nous permettre de recueillir des dons; en rédigeant des demandes d'aide financière aux diverses fondations; en préparant des demandes de financement en lien avec notre mission aux deux paliers gouvernementaux. Personnes conjointement responsables de ces dossiers : la direction, la secrétaire de direction, le comité des finances et des ressources humaines et l'agent de développement et de la consolidation des services. Accroître le rendement de la friperie, des bazars et des mini-bazars en augmentant les ventes de la friperie et des bazars et en accroissant l'accessibilité au comptoir vestimentaire à la population en générale; en envisageant l'agrandissement de l'espace réservé à la friperie et en mettant en place un service de réparation de vêtements (si jugé viable); en évaluant la possibilitéd'allonger les heures d'ouverture de la friperie (3 soirs semaine); en adoptant un budget d'opération fixe permettant de défrayer les coûts liés aux dépenses, à la promotion et la publicité du comptoir vestimentaire; en effectuant des achats de lots à bas prix pour la revente; en injectant les revenus rapportés par le comptoir vestimentaire au maintien des activités régulières du Relais (secteur alimentaire, intervention, etc.); en rédigeant, si le temps le permet, un projet d'économie sociale autour des services de la friperie à l'aide d'une analyse de marché; en soumettant un plan d'économie sociale au Centre Local de Développement et en évaluant ou modifiant le projet en cours de réalisation. Personnes conjointement responsables de ces dossiers : le coordonnateur de la friperie, la direction, le comité de financement et des ressources humaines et l'agent de développemement et de la consolidation des services. Prendre des mesures nous permettant de développer davantage notre partenariat avec la Ville de Laval en mettant à exécution un projet de partenariat avec Ville de Laval: "Le Relais vire au vert"; en donnant une formation à l'équipe de travail sur différentes méthodes de recyclage; en appliquant les méthodes apprises tout au long de l'année; en sensibilisant la clientèle à la nécessité d'appliquer des mesures environnementales au quotidien; en acompagant le personnel, les bénévoles et la clientèle tout au long de ce processus; en évaluant le projet au cours de l'année 2012-2013; en mesurant ses impacts sur le Relais, sur l'équipe de travail, sur la clientèle et sur la collectivité; en ajustant nos pratiques et en émettant des recommandations. Personnes conjointement responsables de ces dossiers : la direction, l'équipe d'intervention, la coordonnatrice des services et l'agent de développemement et de la consolidation des services. Évaluer le projet de partenariat de la Cantine des Prairies en évaluant la capacité à gérer la Cantine des Prairies; en analysant la rentabilité de l'activité et la visibilité qu'offre la tenue de cette actvivité; en mesurant la somme des efforts fournis par rapport aux résultats atteints; en tenant compte des activités que nous pourrions développer au Parc des Prairies; en reconduisant ou cessant l'activité gestion de la Cantine des Prairies au cours de l'année 2011. Personnes conjointement responsables de ces dossiers : la direction, la secrétaire de direction, le Conseil d'administration et l'agent de développemement et de la consolidation des services. Accroître la visibilité du Relais en actualisant notre site web; en bonifiant le site web et en l'utilisant davantage pour promouvoir les activités de financement et de sollicitation; en participant aux diverses tables de concertation et comités extérieurs et en prenant le temps de communiquer les informations recueillies à l'équipe permanente; en faisant connaître nos activités aux divers médias d'informations; en organisant un souper annuel de Reconnaissance des partenaires. Les personnes conjointement responsables de ces dossiers : la direction, la secrétaire de direction, le chargé de projet du site, l'agent de développement et de la consolidation des services et tous les responsables de secteurs. Orientations 4: Mettre en place un plan d'intervention en fonction d'un tableau plus juste de la composition de la clientèle, des mesures à prendre et des différentes problématiques. Rédiger un guide d'intervention en établissant une liste des problématiques rencontrées au Relais; en décrivant des histoires de cas vécus lors des interventions; en sensibilisant l'équipe de travail à la réalité vécue par la clientèle; en travaillant sur nos jugements de valeurs; en mettant à jour quotidiennement toutes les fiches individuelles; en décrivant les mesures d'urgence à adopter lors des situations de crise; en nommant une personne responsable pour répondre aux besoins et en s'y référant; en effectuant une recherche auprès des CLSC et du Centre de la Santé et des Services Sociaux sur les particularités des problématiques vécues au Relais; en se faisant acompagner par des intervenants du CLSC du Marigot dans la démarche; en établissant une liste des ressources pour les intervenants pouvant répondre aux besoins de la clientèle; en accordant des périodes pour relaxer et évacuer le stress lorsque les intervenants se sentent dépassés; en rédigeant et appliquant un code d'éthique pour encadrer les interventions. Personnes conjointement responsables de ces dossiers : la direction, les intervenants et la coordonnatrice des services. Créer un climat harmonieux entre les communautés culturelles y compris les personnes originaires du pays d'accueil en tenant compte de la composition ethnique de la clientèle lors de l'élaboration d'activités et modifiant les activités au besoin; en établissant un climat d'ouverture qui favorise le respect de la diffrence ("Vivre avec nos différences"); en créant des activités autour de l'alimentation ou d'un événement spécial permettant à l'ensemble de la clientèle de mieux se connaître; en mettant l'accent sur nos points communs et sur ce qui nous rassemble; en intégrant davantage de personnes provenant des communautés culturelles non originaires du pays d'accueil dans les différents programmes (Devenir, Interagir, bénévolat, etc.); en rédigeant et déposant un projet à la fondation Vaillancourt, "Intégration, vivre avec nos différences"; en évaluant et mesurant les impacts du projet si le financement nous est accordé; en établissant ou en consolidant les alliances avec les partenaires et ainsi se donner les moyens de mieux répondre aux besoins de la clientèle. Personnes conjointement responsables de ces dossiers: la direction, les intervenants, la coordonnatrice des services et l'agent de développement et de de la consolidation des services. Mieux outiller le personnel de l'accueil et du membership en formant adéquatement l'équipe de l'accueil et du membership sur les procédures à adopter; en recrutant une équipe multiethnique pouvant offrir un soutien linguistique à l'équipe de l'accueil et du membership afin de mieux répondre aux besoins de la clientèle immigrante; en informant l'équipe de l'accueil et du membership sur les nombreuses exigences reliées à ce secteur; en informant l'équipe de l'accueil et du membership sur les procédures d'urgence à adopter lors de situations de crises; en fournissant un code d'éthique sur le "savoir-être" visant à développer le respect mutuel entre l'équipe de travail et les personnes ayant recours à nos services; en encadrant l'équipe de l'accueil de façon soutenue afin d'éviter les dérapages; en cherchant du financement récurrent pour défrayer un poste à l'accueil; en resserrant les mesures de sécurité et de protection de l'équipe travaillant à l'accueil afin d'éviter des incidents fâcheux. Personnes conjointement responsables de ces dossiers : la direction, la coodonnatrice des services et les intervenants. Orientation 5: Rallier toute l'équipe de travail autour la mission du Relais en développant une vision commune et une adhésion aux valeurs, à la philosophie et aux mesures priorisées par l'organisme.
Appliquer des mesures d'intégration pour l'équipe de travail en instaurant un comité des bénévoles; en remettant en vigueur la trousse d'accueil pour les bénévoles; en ayant au moins deux rencontres d'intégration au Relais pour les nouveaux et les anciens membres bénévoles; en prévoyant au moins une rencontre annuelle d'employés portant sur les motivations de nos démarches et notre compréhension de la mission; en embauchant, si nos ressources financières le permettent, une adjointe à la gestion des bénévoles 20 heures semaine; en organisant une rencontre d'intégration pour chacun des nouveaux membres du personnel; en remettant une trousse d'accueil à tous les nouveaux employés; en recrutant des bénévoles parmi la clientèle; en recrutant des bénévoles de l'extérieur pouvant accompagner leurs collègues ayant moins de capacité. Personnes conjointement responsables de ces dossiers : la direction, la secrétaire de direction, la coodonnatrice des services et l'agent de développement et de la consolidation des services. Appliquer les mesures d'intégration pour la clientèle en remettant un dépliant des services et des actvités lors de l'accueil; en mettant en place un comité des usagers; en ayant au moins un rencontre d'intégration au Relais pour les nouveaux et anciens membres; en créant une trousse d'intégration pour les membres; en créant et remettant une trousse de départ explicative (structure du Relais, mission et apport que chacun peut apporter comme membre) lors d'une deuxième rencontre avec l'intervenant; en organisant des activités et ateliers amenant la participation de la clientèle dans l'organisation et la planification. Personnes conjointement responsables de ces dossiers : la coodonnatrice des services et les intervenants. Organiser des rencontres thématiques en expliquant l'énoncé de la mission du Relais; en fournissant une description des problématiques vécues par les clientèles pour qui nous travaillons; en expliquant les choix, la philosophie, les stratégies et les orientations de l'organisme; en définissant ensemble nos motivations personnelles pour agir dans l'organisation; en élaborant avec les participants une vision commune de nos buts; en développant ensemble la façon dont nous allons parvenir à nos fins; en se questionnant sur la manière de répondre aux besoins de la clientèle tout en respectant leurs spécificités et en maintenant une attitude d'ouverture, de solidarité et d'entraide. Personnes conjointement responsables de ces dossiers : la direction, la coodonnatrice des services et les intervenants. Évaluer et ajuster les mesures en place si nécessaires en analysant l'impact de nos rencontres sur notre quotidien; en changeant nos attitudes relatives au "savoir-être" et au savoir-faire dans l'action; en ajustant nos pratiques si nécessaires; en revoyant et modifiant ce qui a moins bien fonctionné dans cette période de réflexion et de mise en action; en analysant et revoyant nos modes d'intégration tant au niveau de la clientèle que de l'équipe de travail. Personnes conjointement responsables de ces dossiers : la direction, la coodonnatrice des services, les intervenants.
© Relais communautaire de Laval 2009